Dit is deel 4 in een reeks artikelen over archiefmigratie, gebaseerd op praktijkervaring.
Na het bepalen van de scope, het uitvoeren van de bulkmigratie en het verrijken van bestanden met metadata, blijft één vraag altijd boven de markt hangen: hoe weet je zeker dat alles er is? Validatie en kwaliteitscontrole vormen daarmee geen afsluitende formaliteit, maar een integraal onderdeel van het migratieproces.
Om te kunnen voldoen aan auditability en traceability zijn er meerdere momenten ingebouwd waarop aantallen worden gecontroleerd. Dat begint al vóórdat de data wordt ontvangen. Bij de leverancier vragen we expliciet om inzicht in twee zaken: de aantallen die zij zien in hun databases en de aantallen die zij daadwerkelijk aanleveren. Als daar een verschil tussen zit, vragen we om een verklaring voor die afwijking. Niet om te corrigeren, maar om te begrijpen.
Zodra de data is ontvangen, volgt de volgende controle: komt het aantal ontvangen bestanden overeen met wat is aangeleverd? Tijdens deze fase wordt vaak al zichtbaar dat historische data niet altijd meer perfect aansluit. Soms ontbreken bestanden die volgens de database aanwezig zouden moeten zijn, soms is er juist data zonder bijbehorende registratie. Het is belangrijk om dit expliciet inzichtelijk te maken: om welke aantallen gaat het, en is dit te verklaren binnen de context van het systeem en de leeftijd van de data?
Validatie stopt echter niet bij aantallen alleen. Kwaliteit is minstens zo belangrijk. Kloppen de nieuwe bestandsnamen met de bijbehorende dossiers? Staat elk bestand op de juiste plek binnen de gekozen structuur? En is de relatie tussen metadata en fysiek document nog intact? Dit zijn controles die niet volledig te automatiseren zijn, maar essentieel zijn voor de uiteindelijke bruikbaarheid van het archief.
Als laatste stap worden de aantallen van de gegenereerde output vergeleken met de aantallen op de doellocatie. Ook hier geldt: pas wanneer deze overeenkomen, kan met zekerheid worden vastgesteld dat de migratie volledig en consistent is uitgevoerd.
Validatie en kwaliteitscontrole vragen tijd en discipline, maar vormen de basis voor vertrouwen — zowel technisch als organisatorisch. Zonder deze stappen blijft een archiefmigratie een aanname, geen zekerheid.
In de volgende en laatste post blik ik terug op dit traject met de belangrijkste lessons learned: wat ging goed, wat zou anders kunnen en wat wordt structureel onderschat bij archiefmigraties.
