CASE
Archiefmigratie van documenten en systeemnotities
De uitdaging
Arbo Unie stapte over van twee verouderde kernapplicaties naar één nieuwe kernapplicatie. Dat vervangingsproject liep al toen bleek dat er voor het te archiveren deel van de administratie nog geen oplossing was gekozen. Actieve klanten gingen mee naar de nieuwe applicatie, de dossiers van inactieve klanten moesten naar een archiefoplossing die nog volledig ingericht moest worden. Daarvoor resteerde zes maanden, van de eerste use case tot en met de laatste controle op het archief. Het gaat om medische verzuimdossiers, dus om bijzondere persoonsgegevens met retentietermijnen van 20 tot 40 jaar. Na afronding zouden beide bronsystemen worden uitgezet en alle documenten en data worden verwijderd. Alles wat op dat moment niet correct in het archief stond, zou onherstelbaar verloren gaan.
Project details
Het betrokken landschap omvatte:
• 2 bronsystemen;
• 1 archiefoplossing (Iron Mountain);
• circa 20 miljoen documenten;
• circa 3 TB aan data;
• medische dossiers met retentietermijnen van 20 tot 40 jaar;
• 2 migratiebatches, één per bronsysteem;
• een doorlooptijd van 6 maanden;
• een team van 2 personen: 1 functioneel en 1 technisch
De oplossing
Metaverses is begonnen bij de vraag waar een archief voor medische dossiers aan moet voldoen. In werksessies en interviews met IT, de CISO, de business en de programmamanager zijn de use cases en de gebruikscriteria opgesteld: welke afdelingen zijn er, om welk type informatie gaat het, wie mag welk dossier raadplegen en op welke manier wordt informatie gedeeld. Daarnaast is vastgelegd hoe raadpleging wordt gelogd, wie beheerder is van het systeem, welke retentietermijn per dossiertype geldt en of een dossier na die termijn automatisch vernietigd mag worden of eerst een controle vraagt. Metaverses is NEN 7510 gecertificeerd en werkt volgens die norm.
Vervolgens is de technische migratie ingericht via de eigen migratiestraat van Metaverses, waarin alle documenten de juiste metadatering meekregen om in de archiefoplossing terug te vinden zijn. Een bijzonder onderdeel was de verzuimhistorie die alleen als losse records in de SQL-database bestond. Uit de relevante velden is per dossier één overzichtsdocument opgebouwd met de wijzigingen per datum, de systeemnotities van de arts en de gekoppelde documenten. Daarmee is het volledige verzuimdossier in één keer te overzien, ook zonder de oude applicatie.
Omdat de bronsystemen na afloop zouden worden verwijderd, is op vier punten in het proces gereconcilieerd: van de oude applicatie naar de migratiestraat, van de ingang naar de uitgang van de migratiestraat, van de migratiestraat naar de upload en tot slot een telling van de dossiers die daadwerkelijk in het archief zijn beland. Daarna is met tests vastgesteld dat de documenten in de nieuwe omgeving raadpleegbaar zijn en de juiste metadatering hebben gekregen.
Beide bronsystemen zijn binnen de zes maanden volledig uitgezet en alle documenten zijn aantoonbaar in het archief opgenomen. Arbo Unie beschikt daarmee over een archief dat voldoet aan de eigen compliance-eisen en waarin dossiers gedurende de volledige bewaartermijn raadpleegbaar blijven. In het verlengde van dit project zijn nog zes andere bronnen op dezelfde manier gearchiveerd.