Dit is deel 2 in een reeks artikelen over archiefmigratie, gebaseerd op praktijkervaring.
Een van de meest onderschatte onderdelen van een archiefmigratie is het bepalen van de scope. Niet technisch, maar inhoudelijk. Want hoewel het verleidelijk is om “alles mee te nemen”, is dat zelden de beste keuze — en soms zelfs ongewenst.
De kernvraag is simpel, maar de uitwerking niet: wat is de waarde van de data die je archiveert? Gaat het om het bewaren van zoveel mogelijk informatie, of om het behouden van datgene wat er écht toe doet? Wettelijke verplichtingen, context rondom dienstverlening en informatie die later nog verklaarbaar moet zijn, spelen daarin een grote rol. Niet alle data is bruikbaar, en een deel wil je bewust niet meenemen.
Ook het toekomstig gebruik van de data woog zwaar mee in deze afweging. Archiefdata moet niet alleen bewaard blijven, maar ook bruikbaar zijn wanneer deze wordt opgevraagd. Daarom is gekozen om platte data in tabelvorm op te slaan in HTML-formaat. Dit formaat maakt het mogelijk om grote hoeveelheden data compact op te slaan, met voldoende structuur en leesbaarheid. Daarnaast is HTML eenvoudig te openen in bijvoorbeeld Excel, wat het voor eindgebruikers makkelijker maakt om gegevens verder te analyseren of te verwerken.
Een ander belangrijk criterium was de wettelijke bewaartermijn. In dit geval ging het om termijnen van 20 tot 40 jaar. Omdat uit de beschikbare data niet eenduidig kon worden herleid welke dossiers onder welke termijn vielen, is in overleg met de klant gekozen voor de meest conservatieve optie: een bewaartermijn van 40 jaar. Niet de meest efficiënte keuze, maar wel de meest zekere vanuit compliance-oogpunt.
Minstens zo belangrijk was de vraag wat bewust níét is meegenomen. Door in gesprek te gaan met verschillende gebruikers is gezamenlijk bepaald welke informatie daadwerkelijk archiefwaardig is. Die dialoog heeft geleid tot een zorgvuldig samengestelde subset van data: volledig genoeg om aan verplichtingen en informatiebehoefte te voldoen, maar zonder overbodige ballast. Juist deze keuzes maken een archief beheersbaar — nu en in de toekomst.
In de volgende post ga ik dieper in op de bulkmigratie: hoe grote hoeveelheden data zijn verplaatst en waar dat in de praktijk ingewikkelder (of juist eenvoudiger) bleek dan verwacht.
