CASE

Stedelijke Archief Migratie

De uitdaging

Samen met het Stadsarchief Delft heeft Metaverses een datamigratie uitgevoerd van alle metadata van hun gearchiveerde werken. Het Stadsarchief heeft een nieuw catalogussysteem geselecteerd voor de ruim 35.000 werken gearchiveerd in de bibliotheek. In het uittredende systeem zijn brongegevens niet goed gestructureerd vastgelegd (titels en metagegevens liggen op verschillende manieren vast). De wens van het archief is om de metagegevens over de werken tijdens de conversie naar het nieuwe systeem op te schonen.

Project details

Dit project omvat:

  • 1 vervuild bronsysteem;
  • 1 doelsysteem;
  • Metadata behorend aan ca. 36.000 boeken, artikelen en andere gearchiveerde werken;
  • Verrijking van gegevens via API’s, bijvoorbeeld de Google books API, VIAF API en vele andere;
  • Verrijking van de gegevens door externe bronnen, bijvoorbeeld met het vocabulaire van Thesaurus.

De oplossing

Samen met het Stadsarchief heeft Metaverses eerst een selectie gemaakt van de velden welke het stadsarchief wenst te gebruiken uit de mogelijkheden die het doelsysteem biedt. Door hierin samen op te trekken hebben de Metaverses collega’s een goed begrip gekregen van de datastructuren. Vervolgens zijn in werksessies de transformatieregels bepaald per type archiefstuk. In veel gevallen was de data van het archief van dusdanige kwaliteit dat er gekozen is voor een algehele opschoningsactie van de metagegevens met behulp van externe bronnen. Met API calls zijn metagegevens over werken opgehaald bij tal van externe partijen welke meer betrouwbaar zijn dan de eigen gegevens van het archief. De uiteindelijke data mapping is zeer complex geworden door de diepgang en gedetailleerdheid van de metagegevens voor de specifieke werken van het archief.

Het uiteindelijke resultaat is een goed gestructureerd catalogussysteem voor de tienduizenden werken van het Stadsarchief Delft.

Wat kunnen wij voor jouw organisatie betekenen?